Джога Р.Т. (ру) Бухгалтерский облік у бюджетних установах (2003)

6.2. Документация и оперативный учет поступления материалов

Поступления, перемещение и отпуск материалов оформляются первичными документами, правила применения которых регламентируются Положением о документальное обеспечение запасов в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов Украины 24.05.95 за № 88, Инструкции № 61 и другими нормативными актами.

Материалы поступают в бюджетные учреждения непосредственно от поставщиков, от подразделений учреждения, в порядке гуманитарной помощи, централизованного поставки, через подотчетных лиц.

Если материалы получают непосредственно на складе поставщика, то выписывается товарно-транспортная накладная на отпущены материалы. Документы поступают в отдел снабжения, где они регистрируются в журнале учета поступивших грузов, и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передает их на склад для контроля при принятии груза. Но роль бухгалтерии не ограничивается проверкой документов - она обязана установить: целесообразность той или иной поставки материалов, удовлетворяет поставка потребности учреждения и не приведет ли она к образованию сверхурочных запасов.

Представитель покупателя (экспедитор) на основании полученной доверенности осуществляет доставку материалов. В случае выявления несоответствия между грузом в натуре и данными документов поставщика, повреждения или порчи груза экспедитор обязан потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Акт является основанием для предъявления претензий (иска) транспортной организации за выявленные расхождения.

Экспедитор сдает полученный груз непосредственно на склад под расписку материально ответственного лица в документах поставщика. На складе материалы, поступивших подвергаются обязательной количественной (взвешивание, перечисление или измерения), а в случае необходимости и качественной проверке. В отдельных случаях осуществляется лабораторный анализ качества.

Если выявлено несоответствие количества и качества груза, указанных в сопроводительных документах, фактическим данным материалов, поступивших от поставщика, то составляется акт приемки по форме № 429. Акт в двух экземплярах составляет приемная комиссия с участием заведующего складом (кладовой), представителя поставщика или заинтересованной организации. После приема ценностей один экземпляр акта с данными документами (товарно-транспортными накладными, счетами) передается в бухгалтерию учреждения для учета поступления материалов, второй - в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Бюджетные учреждения могут получать материалы в порядке централизованного поставки. В таком случае грузополучателем и заказчиком являются разные учреждения. Прием материалов, получаемых в порядке централизованного снабжения, осуществляется как обычно. Документы поставщика (счета, накладные и т.п.) на отдельные ценности поступают к заказчику, который высылает получателю уведомление о сделаны записи на его аналитических счетах данным копиями счетов поставщика на отправленные по его адресу материалы.

Поступление материалов от заготовки и переработки (заготовка топлива, переработка овощей и т.п.) оформляется актом, который утверждает руководитель учреждения.

Материальные ценности, поступившие в бюджетной организации в порядке гуманитарной помощи, принимаются созданной приказом руководителя учреждения комиссией по обязательным участием работника бухгалтерии и представителя вышестоящей организации Прием ценностей производится путем их перечисление, взвешивания в присутствии материально ответственного лица, которому передаются эти ценности на хранения. На принятые материальные ценности комиссия составляет акт, который подписывается членами комиссии.

Материалы, принятые на склад, приходуются, т.е. берутся на учет, на основании оправдательных документов (приходных ордеров, накладных, актов) тем числом, когда получены ценности. В документах указываются следующие данные: от кого поступили материалы, номенклатурный номер, наименование, сорт, количество, вес, цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принимавшего ценности.

Заслуживает внимания практика бюджетных учреждений, приходуются материалы, поступившие непосредственно по документам поставщиков путем проставления на них штампа и заполнения его реквизитов (принятых материалов, номенклатурный номер, подпись материально ответственного лица в получении).