Джога Р.Т. (ру) Бухгалтерский облік у бюджетних установах (2003)

6.3. Документация и оперативный учет отпуска и расходования материалов

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит от того, какие материалы расходуются и на какие цели, а также от периодичности их использования.

Материалы расходуются на нужды учреждения реализуются как лишние и неиспользуемые. Кроме этого, может иметь место внутреннее перемещение, т.е. отпуск материалов одним подразделением учреждения другому.

Исходя из особенностей и конкретных условий расходования материалов их отпуска может оформляться разными документами. Документирование расходования материалов организуется так, чтобы обеспечить эффективный контроль за их отпуском и использованием.

Перечень должностных лиц, которым предоставлено право востребования и получения материалов со склада, устанавливается руководителем учреждения, образцы их подписей сообщаются складам.

Выдача материалов со склада оформляется документами, утвержденными руководителем учреждения. Такими документами являются:

- Накладная (требование) ф. № 434 - применяется для выдачи материалов со склада и при их перемещении внутри учреждения. Выписывается в одном экземпляре. Выписка разовых требований - достаточно трудоемкая операция и требует большого количества первичных документов

- Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. № 410 является накопительным документом и предназначена для выдачи хозяйственных материалов, материалов для научных, учебных и других целей в течение месяца

- Заборная карта ф. № 431 - применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца. Выписывается в двух экземплярах, один - для получения, второй - для склада, на каждого получателя на несколько наименований материалов. Лимит определяется исходя из плановой потребности в материалах и норм расхода.

Отпуск материалов отражается фиксированием востребованного и отпущенного материала в заборной карте, которая подписывается кладовщиком и получателем. При ежедневном отпуске карта выписывается на 15 дней, а при периодическом - на месяц. Отпуск материалов сверх установленного лимита осуществляется по накладными (требованиями). Применение заборной карты значительно скоро слышит объем учетной документации и обеспечивает предварительный контроль за расходованием материалов.

Порядок списания израсходованных материалов на нужды учреждения устанавливается руководителем учреждения, причем особо ценные и остродефицитные материалы соответствии с утвержденным руководителем учреждения списком относятся в подотчет материально ответственных лиц и списываются на основании утвержденного руководителем учреждения акта об их расходовании. Ремонтно-строительные материалы списываются по актам об их расходовании с учетом норм затрат на фактический объем работ. Остатки неиспользованных материалов сдаются на склад и на их стоимость уменьшаются фактические расходы текущего года по соответствующим статьям.

Списание горюче-смазочных материалов осуществляется на основании путевых листов по фактическим затратам, но не выше норм, установленных для отдельных марок машин.