Канєва Т.В. (ру) Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)

2.3.1. Учет операций на регистрационном счете в ГКУ и валютном счете в банка

Учет операций на регистрационном счете

Денежные средства - наиболее ликвидные активы учреждения. Под ними понимают средства на счетах в ГКУ, банках, наличные и депозиты до востребования.

Согласно статье 48 Бюджетного кодекса Украины применяется казначейская форма обслуживания Государственного бюджета, которая предусматривает осуществление Государственным казначейством Украины:

1) операций со средствами государственного бюджета;

2) расчетно-кассового обслуживания распорядителей бюджетных средств;

3) контроля бюджетных полномочий при зачислении поступлений, принятии обязательств и проведение платежей;

4) бухгалтерского учета и составления отчетности о выполнении государственного бюджета и

Казначейская форма исполнение бюджета базируется на принципе единого казначейского счета. Единый казначейский счет - система бюджетных счетов органов Государственного казначейства в учреждениях банков, на которые зачисляются налоги, сборы и другие обязательные платежи государственного бюджета и из которых органами Государственного казначейства осуществляются платежи непосредственно на пользу субъектов хозяйственной деятельности, которые выполнили или предоставили услуги распорядителям средств бюджета, и оплачиваются другие расходы бюджетных учреждений как в безналичном порядке, так и наличными. Совокупность бюджетных счетов, открытых на имя Государственного казначейства и его территориальных отделений, действует в едином режиме времени и одновременно

является общегосударственной системе единого казначейского счета, который учитывает все операции, проводимые на нем, и дает возможность в едином режиме времени иметь информация:

1) о балансе единого казначейского счета;

2) о движении средств по доходов и расходов бюджета;

3) о результатах исполнения бюджета.

Для осуществления операций по ассигнованиям согласно приказу Государственного казначейства Украины «О порядке открытия счетов в национальной валюте в органах Государственного казначейства »от 02.12.2002 г. № 221, предусмотренными на выполнение соответствующих программ и мероприятий в государственном и местных бюджетах, распорядителям и получателям средств открываются бюджетные счета для операций клиентов за бюджетными средствами, которые подразделяются на:

- Регистрационные счета, которые открываются распорядителям средств бюджетов за соответствующим кодам бюджетной классификации расходов для учета операций по выполнения общего фонда сметы,

- Специальные регистрационные счета, которые открываются распорядителям средств бюджетов по соответствующим кодам бюджетной классификации расходов для учета операций по выполнению специального фонда сметы;

- Счета получателей средств, которые открываются получателям средств бюджета по соответствующим кодам бюджетной классификации расходов общего и / или специального фондов для учета операций по выполнению плана использования бюджетных средств.

Ежегодно на начало нового бюджетного периода в соответствии с законом Украины о государственном бюджете на соответствующий год в органах Государственного казначейства открываются бюджетные счета для операций клиентов за бюджетными средствами. В случае непринятия закона Украины о Государственном бюджете на соответствующий год используются счета предыдущего бюджетного периода. Специальные регистрационные счета, на которых хранятся остатки средств для покрытия соответствующих расходов в следующем бюджетном периоде с учетом их целевого назначения, открываются в следующем бюджетном периоде с переносом неизрасходованных в предыдущем периоде остатков средств, которые были получены на выполнения соответствующих задач.

Расчетно-кассовое обслуживание распорядителей средств бюджета, получателей средств, осуществляется органами Государственного казначейства в соответствии с условиями договоров, заключаемых между органом Государственного казначейства и владельцами счетов.

Бюджетные счета для зачисления поступлений в государственный и местные бюджеты открываются централизованно в Государственном казначействе Украины ежегодно на начало нового бюджетного периода в соответствии с законом Украины о Государственном бюджете на соответствующий год и Бюджетного кодекса. Информация об открытых счетах доводится до территориальных органов Государственного казначейства. В случае непринятия закона Украины о государственном бюджете на соответствующий год переоформляются счета предыдущего бюджетного периода.

Для открытия бюджетных счетов для операций клиентов с бюджетными средствами подают в орган Государственного казначейства Украины следующие документы:

- Заявление об открытии счетов установленного образца за подписью руководителя и главного бухгалтера или другого должностного лица, на которое возложена функция ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;

- Копию справки о включении в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины, засвидетельствованную нотариально или органом, который выдал справку;

- Копию должным образом зарегистрированного устава (положения), заверенную нотариально или органом, который регистрирует. Положения, которые утверждаются постановлениями Кабинета Министров Украины или указами Президента Украины, нотариального заверение не требуется (учреждения и организации, которые действуют на основании законов, уставы (положения) не подают)

- Копию документа, подтверждающего взятие клиента на налоговый учет, заверенная налоговым органом в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

- Карточку с образцами подписей лиц в двух экземплярах, которым в соответствии с действующего законодательства или учредительных документов клиента предоставлено право распоряжения счетом и подписания расчетных документов, заверенную нотариально или учреждением высшего уровня в установленном порядке. В карточку включается также образец оттиска печати. Указанная карточка оформляется соответствии с требованиями раздела 7 Инструкции о порядке открытия и использования счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 12.1998 г. № 527 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 24.12.1998 г. за № 819/3259. В случае временного предоставление лицу права первой или второй подписи подаются временная карточка с образцами подписей временно уполномоченных лиц и копия соответствующего документа (Приказ, протокол и т.д.), подтверждает эти полномочия;

- Справку о регистрации в органах Пенсионного фонда. В ней обязательно должно быть указанный орган Государственного казначейства в котором открывается счет (Уполномоченный работник органа Государственного казначейства, который принимает документы на открытие счета, обязан соответствующим образом оформить отрывную часть справки и вернуть ее клиенту для представления в Пенсионный фонд)

- Документ, подтверждающий регистрацию клиента как плательщика социальных страховых взносов, или его копию, заверенную нотариально или органом, который его выдал;

- Утвержденная смета распорядителей бюджетных средств. В период до утверждения смет (не более 30 календарных дней со дня утверждения годовой росписи назначений и помесячной росписи ассигнований общего фонда бюджета) предоставляется временная смета, утвержденный руководителем учреждения.

Из перечисленных документов на каждого из распорядителей средств формируются личностные дела. Как уже отмечалось, бюджетные счета распорядителям открываются ежегодно на начало нового бюджетного периода. При этом распорядители средств, которым в органах Государственного казначейства личные дела уже принято (в прошлые бюджетные периоды), обязательно подают утвержден бюджет на соответствующий год. Предоставление всех других документов требуется только в случае внесения изменений в эти документы.

Днем открытия счетов считается дата, указанная на заявлении. К получения органами Государственного казначейства от владельцев счетов сообщение о взятии счета на учет налоговым органом в случаях, предусмотренных действующим законодательством, операции по этому счету осуществляются только по зачислению средств-Датой начала операций по расходам считается дата регистрации полученного органом Государственного казначейства уведомления. Последние хранятся в личных делах, сформированных на каждого распорядителя и получателя средств.

Средства для проведения расходов бюджетных учреждений поступают на текущий бюджетный счет Государственного казначейства. После этого, учитывая сеть и реестр осуществление расходов, специальный отдел

ГКУ заносит необходимые средства на регистрационные счета соответствующих распорядителей средств. Выписки из регистрационных счетов с приложенными к ним экземплярами мемориальных ордеров, подтверждающие поступление средств, выдаваемых непосредственно распорядителям средств, с указанием кодов расходов и периода, за который поступили ассигнования Для проведения оплаты счетов распорядители средств бюджета в органы Государственного казначейства подают реестры обязательств и финансовых обязательств вместе с копиями первичных документов. В свою очередь органы Государственного казначейства регистрируют и ставят на учет обязательства и финансовые обязательства и ведут карточки учета обязательств и финансовых обязательств. Оплата расходов осуществляется при наличии в учете в органах ГКУ обязательств и финансовых обязательств и остатков средств на счетах распорядителей.

Основанием для осуществления платежей являются платежные поручения распорядителей средств и документы, подтверждающие целевое направление средств (счета, счета-фактуры, накладные, договоры на выполнение работ, акты и др.). Платежные поручения подаются в двух экземплярах. Дата платежного поручения имеет соответствовать дате его фактического представления или дате следующего дня, если документ поступил после окончания операционного времени. Платежное поручение действительно в течение 10 дней.

Работа с наличными

Для оформления документов на получение наличных для выдачи заработной платы, стипендии, материальной помощи, подотчетных сумм и других средств, предназначенных на расходы, которые не могут быть осуществлены путем безналичных расчетов, распорядители бюджетных средств представляют в органы ГКУ заявку на выдачу наличных установленного образца в двух экземплярах. Один экземпляр после выдачи наличных возвращается распорядителю средств с отражением штампа, хранится как обязательный документ и является приложением к бухгалтерских регистров, подтверждающих объем и целевое использование бюджетных средств. В заявках на выдачу наличных указывают суммы подоходного налога с граждан, суммы сборов и взносов в фонды пенсионного и социального страхования, другие налоги и обязательные платежи, удерживаются и начисляются на фонд заработной платы. Во время получения заработной платы и приравненных к ней платежей вместе с заявкой на выдачу наличных подаются платежные документы на перечисление сумм подоходного налога с граждан, сумм сборов и взносов в фонды пенсионного и социального страхования и суммы других налогов и обязательных

платежей, которые удерживаются и начисляются на фонд заработной платы. В заявках обязательно отмечают наличие или отсутствие задолженности по уплате налогов. . Распорядители бюджетных средств составляют отдельные заявки

- На выдачу наличных для получения заработной платы, стипендии материальной помощи и других социальных выплат;

- На выдачу наличности для осуществления других расходов.

В заявке на выдачу наличных обязательно проставляют: дату, наименование и вид бюджета, полное наименование распорядителя бюджетных средств, цель осуществляемых расходов, их полное наименование и код экономической классификации расходов.

Если в одной заявке называются несколько видов расходов, то обязательно указываются суммы по каждому коду экономической классификации, при этом в строке «И выдать чек на сумму "указывается общая сумма, которую необходимо выдать по этому чеку.

Если же приобретается заработная плата, распорядители бюджетных средств заполняют таблицу, которая находится на обратной стороне заявки на выдачу наличных.

Непосредственная ответственность за правильность начисления заработной платы и приравненных к ней платежей и перечисление их в бюджет и государственные-целевых фондов лежит на распорядителям бюджетных средств.

На основании проверенной заявки органы ГКУ выписывают лиц, указанных в заявке, денежные чеки на получение наличных. На основании денежных чеков уполномоченные лица получают наличные из текущих бюджетных счетов, открытых в учреждениях банков на имя органов ГКУ.

Неиспользованная наличные возвращается на этот же счет, при этом во время заполнения соответствующих документов обязательно указывается номер регистрационного счета, на который должны быть зачислены средства, наименование распорядителя средств, цель и код экономической классификации расходов, по которым было осуществлено возврата.

Распорядителям бюджетных средств могут быть переданы денежные чековые книжки на получение наличных в установках банков, при условии их предварительной регистрации в журнале регистрации выданных чековых книжек с указанием номеров чеков и подписи лица, получившего чековую книжку. Срок действия чековой книжки - один год. По согласованию с с учреждением банка время действия неиспользованной чековой книжки может быть продлен.

Для своевременного получения наличности в учреждениях банков распорядители средств за 55 дней до начала квартала, планируется, подают в органы ГКУ календарь выдачи заработной платы (постановление Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 69 «О утверждении Инструкции об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины »). Для учета операций на регистрационном счете в отделении ГКУ предусмотрен субсчет 321 «Регистрационный счет». При поступлении средств на регистрационный счет субсчет 321 дебетуется Выбытие средств с регистрационного счета отражается по кредиту субсчета 321. Бухгалтерские записи по учету операций на регистрационном счете представлен в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Корреспонденция по учету операций на регистрационном счете

№ пор.Содержание операцийДебетКредит
1Поступило ассигнования на регистрационный счет на содержание учреждения321701
2Зачислена на регистрационный счет неиспользованная наличность из кассы321301
3Перечислена наличность в кассу с регистрационного счета301321
4Отозваны средства распорядителями высшего уровня681, 701,702321
5Перечислено поставщикам за материальные ценности, путем предварительной оплаты364321
6Перечислены суммы оплат за предоставленные коммунальные услуги675321
7Перечисленные налоги в бюджет и взносы и сборы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования641,65321
Учет операций на регистрационном счете ведется в мемориальном ордере № 2 накопительной ведомости движения денежных средств общего фонда в органах Государственного казначейства Украины (учреждениях банков) так называемой форме № 381 (бюджет).

Записи в накопительную ведомость производятся на основании ежедневных выписок из регистрационного счета и приложенных к ним оправдательных документов. Позиция «Сумма оборотов по мемориальным ордером» в виде соответствующей корреспонденции счетов переносится в книгу «Журнал-главная»

Учет операций на валютном счете

Бюджетные учреждения могут осуществлять расчеты в иностранной валюте. Для них открываются валютные счета в учреждениях банков По каждому наименованию валют открываются соответствующие субсчета по счетам в уполномоченных банках. В выписках, которые предоставляют банки с валютных счетов, показывают сумму платежа как в иностранной валюте, так и в национальной по курсу НБУ на день операции.

Записи по операциям в иностранной валюте в первичных документах осуществляются в той денежной единице, в которой фактически состоялась сделка, а в регистрах бухгалтерского учета (мемориальный ордер № 3-в) - по каждой выписке валютного счета двумя строками-в иностранной и национальной валюте, но с одним порядковым номером. По всем остаткам в иностранной валюте в конце месяца определяются курсовые разницы. Записи в книге «Журнал-главная» и финансовой отчетности - в национальной валюте, кроме отчетности по иностранной валюте.

Для учета операций в иностранной валюте на валютном счете банка Планом счетов предусмотрен активный субсчет 318 «Текущие счета в иностранной валюте ». В случае изменения курса гривны относительно иностранных валют возникают курсовые разницы, для учета которых предусмотрен пассивный субсчет 442 «другая переоценка». Все расходы, связанные с приобретением валюты, относятся на фактические расходы учреждения: субсчета 801 «Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения и другие мероприятия »и 802« Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и другие меры ».

Бухгалтерские записи по учету операций на валютном счете приведены в таблице 2.6.

Учет операций на валютном счете ведется в мемориальном ордере № 3 накопительной ведомости движения денежных средств специального фонда в органах ГКУ (Учреждениях банков) так называемой форме № 381 (бюджет), состоящий аналогично мемориального ордера № 2.