Канєва Т.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)

1.1. Особливості організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах

Згідно зі статтею 2 Бюджетного кодексу України бюджетна установа - це орган, установа чи організація, передбачена Конституцією України, а також установа чи організація, створена у встановленому порядку органами державної влади, органами влади Автономної Республіки Крим чи органами місцевого самоврядування, яка повністю утримується за рахунок відповідного державного бюджету чи місцевих бюджетів. Бюджетні установи є неприбутковими.

Особливості бухгалтерського обліку в бюджетних установах визначаються Бюджетним кодексом України, Законами України «Про Державний бюджет України», «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і організацій і Порядком його застосування, затвердженим наказом Головного управління Державного казначейства України, Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженою наказом Державного казначейства України, та іншими нормативними документами, що містять вказівки з обліку та відображення у звітності операцій бюджетних установ.

Господарсько-фінансова діяльність бюджетних установ - це стан ресурсів, джерел надходження та господарські процеси, що відбуваються в установі. Управління бюджетними установами базується на достовірній інформації про одержання бюджетного асигнування, надходження коштів спеціального фонду, проведення фактичних та касових видатків, результатів виконання кошторису окремо по загальному та спеціальному фондах та в цілому в установі. Головна мета ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах - це надання інформації, яка необхідна для управління діяльністю бюджетної установи та забезпечення контролю за виконанням кошторису.

Сувора регламентація методології бухгалтерського обліку бюджетних установ забезпечує його єдність і дає змогу порівнювати показники діяльності всіх бюджетних установ у цілому та отримувати зведені показники для контролю за виконаннями кошторисів і бюджетів усіх рівнів.

У разі необхідності та за погодженням із Державним казначейством України міністерства і відомства можуть розробляти та видавати вказівки щодо використання загальних положень з бухгалтерського обліку з урахуванням специфіки їх діяльності в установах своєї підпорядкованості.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах ведеться за меморіально-ордерною формою відповідно до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ.

Бухгалтерський облік у бюджетних установах суцільно і безперервно відображає всі операції, пов'язані з виконанням кошторису. Своєчасне, повне та достовірне відображення в балансі бюджетної установи всіх господарських операцій є обов'язковою умовою ефективного управління діяльністю бюджетною установою. Одне з найважливіших завдань удосконалення обліку в бюджетних установах — це облік коштів спеціального фонду, їх взаємопов'язаність у системі звітних даних із показниками виконання кошторису в загальному фонді. Вирішення цього завдання необхідне для максимального використання внутрішніх резервів, правильного та економного витрачання коштів загального фонду відповідно до одержаних асигнувань та їх цільового призначення в межах обсягів, затверджених кошторисом установи.

Організація бюджетного бухгалтерського обліку базується на застосуванні загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку.

Принципи бухгалтерського обліку - це основні засади, на яких здійснюються його функції в бюджетних установах.

Бюджетні установи - окремі юридичні особи. Вони ведуть облік і складають звітність відповідно до чинного законодавства для бюджетних установ, визначають результати виконання кошторису за рік, несуть майнову та правову відповідальність перед державою, сплачують встановлені для бюджетних установ податки, проводять розрахунки з персоналом, з дебіторами та кредиторами. Всі ці ознаки відповідають принципу автономності, який притаманний і бюджетному бухгалтерському обліку.

Бюджетні установи свою господарсько-фінансову діяльність ведуть безперервно, відображаючи її в системі бухгалтерського обліку, що є ознакою принципу безперервності. Згідно з цим принципом ресурси бюджетної установи відображаються в обліку за ціною їх придбання або виробництва. Доходи бюджетної установи, отримані як бюджетне асигнування та надходження коштів спеціального фонду, і видатки відображаються в обліку та звітності безперервним зростаючим підсумком із початку року, що дає змогу визначити на будь-яку звітну дату стан виконання кошторису як за загальним, так і за спеціальним фондами, а наприкінці року результат його виконання в цілому.

Основою організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах є документація. Документ підтверджує здійснення господарської операції і є підставою для записів у регістри бухгалтерського обліку. Всі первинні документи, в яких зафіксовано факти здійснення господарських операцій у бюджетних установах, відповідно до нормативно-правових актів, мають обов'язкові реквізити, які підтверджують їх юридичну доказовість. Таке застосування суцільного документування всіх господарських операцій у бюджетній установі відповідає вимогам принципу доказовості.

Усі господарські операції в бюджетних установах відображаються в єдиних грошових одиницях. Мета застосування цього принципу бухгалтерського обліку - узагальнення, групування та зіставлення планових даних за кошторисом бюджетної установи з відповідними фактичними даними діяльності бюджетної установи щодо виконання кошторису за звітний період.

Бюджетні установи ведуть облікову політику, спрямовану на врахування доходів і видатків у процесі здійснення своєї господарсько-фінансової діяльності. Така політика має свої особливості, що полягають перш за все у формі ведення бухгалтерського обліку, яка є меморіально-ордерною. Вона затверджена інструкцією «Про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання». Облікова політика в бюджетних установах передбачає, що:

-джерелами покриття видатків установи є асигнування загального фонду та надходження коштів спеціального фонду;

- методика обліку видатків має бути відокремлена від обліку видатків загального та видатків спеціального фондів;

- нарахування використання основних засобів та інших необоротних матеріальних і нематеріальних активів - нарахування зносу на первісну вартість - має здійснюватися в останній робочий день грудня;

- результат діяльності бюджетної установи визначається як результат виконання кошторису один раз на рік наприкінці року. Бухгалтерський облік у бюджетних установах здійснюється на принципі відповідності, тобто на зіставленні доходів звітного періоду з видатками, які були здійснені за рахунок таких доходів. Облік асигнувань та доходів спеціального фонду здійснюється за касовим методом. Видатки бюджетної установи - це витрати, що виникають у зв'язку із веденням господарсько-фінансової діяльності, які мають бути компенсовані доходами із відповідних джерел за відповідний період. По доходах і видатках загального фонду основним документом, що регламентує їх надходження і використання у встановлені терміни - помісячно, є план асигнувань загального фонду. Стосовно коштів спеціального фонду бюджетним установам надана більша самостійність у витрачанні. Цей принцип бухгалтерського обліку забезпечує відповідність між джерелами доходів та витратами у звітному періоді, що дуже важливо для діяльності бюджетних установ.

Для бюджетного бухгалтерського обліку характерний принцип правомочності. Тобто бюджетні установи можуть проводити господарсько-фінансову діяльність, яка відповідає їх призначенню, тобто затверджена їх статутними положеннями.

Для проведення діяльності за спеціальним фондом перелік груп власних надходжень та вимоги щодо їх утворення і напрями використання визначає Кабінет Міністрів України, а види послуг, що можуть здійснюватися певними бюджетними установами, затверджуються галузевими міністерствами або відомствами.

Усі видатки і доходи бюджетної установи відображаються в бухгалтерському обліку за умови їх достовірної обґрунтованості первинною документацією, визначеною для підтвердження господарських операцій певними нормативними актами. Обачність та обережність повинні запобігати необґрунтованому збільшенню видатків бюджетних установ. У бухгалтерському обліку відображаються тільки реальні походи, асигнування із загального фонду - на реєстраційні рахунки бюджетних установ - або надходження коштів спеціального фонду на спеціальні реєстраційні рахунки у відділеннях Державного казначейства або спеціальні рахунки в установах уповноважених банків.

Періодичність бухгалтерського обліку в бюджетних установах передбачає розподіл діяльності установи щодо виконання кошторису на звітні періоди, які здійснюються для визначення його виконання за певні періоди та результату за рік. Це дає змогу підготувати оперативну інформацію для розпорядників бюджетних коштів вищого рівня про використання асигнувань, коштів спеціального фонду згідно з кошторисом та заборгованість щодо фінансування окремих видатків бюджетних установ.

Ведення бухгалтерського обліку, контроль за виконанням кошторису та складання звітності в бюджетних установах покладено на бухгалтерію. Бухгалтерія бюджетної установи - це окрема самостійна служба зі своєю структурою. Основними організаційними підрозділами в бюджетних установах є бухгалтерії та централізовані бухгалтерії. Великі бюджетні установи мають окремі самостійні бухгалтерії. Найпоширеніша форма організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах - централізовані бухгалтерії. Вони створюються, як правило, при міністерствах, відомствах, їх управліннях, управліннях місцевих державних адміністрацій з метою виконання всіх функцій з обліку та звітності бюджетних установ, які вони обслуговують.

За централізованої форми організації обліку керівники установ, які обслуговуються, володіють правами розпорядників коштів. Вони мають право: укладати договори на постачання товарів, надання послуг, виконання робіт, які повинні обов'язково візуватися головним бухгалтером централізованої бухгалтерії; одержувати підзвітні суми на відрядження, господарські та інші потреби і дозволяти їх видачу своїм працівникам, дозволяти оплату видатків за рахунок асигнувань та надходжень спеціальних коштів, передбачених загальним та спеціальними фондами кошторису, витрачати відповідно до встановлених норм матеріали, продукти харчування на потреби бюджетної установи, затверджувати авансові звіти підзвітних осіб, документи про

результати інвентаризації, акти на списання зношених і непридатних основних засобів та інших матеріальних цінностей, вирішувати питання, що стосуються фінансово-господарської діяльності бюджетної установи.

Централізовані бухгалтерії подають керівникам установ, котрі вони обслуговують, необхідні відомості про виконання кошторисів у строки, встановлені головним бухгалтером централізованої бухгалтерії за погодженням із керівниками таких установ.

Головний бухгалтер централізованої бухгалтерії керує організацією бухгалтерського обліку і звітності, контролює виконання кошторису установами своєї системи. Він встановлює службові обов'язки для працівників бухгалтерії так, щоб кожен працівник знав їх і відповідав за їх виконання. Службові обов’язки в бухгалтерії розподіляються за функціональними ознаками, а саме, за кожною групою працівників закріплюється окрема ділянка роботи. В централізованій бухгалтерії можуть бути створені такі групи: фінансова, матеріальна, обліку розрахунків із персоналом, розрахункова за зобов'язаннями, з обліку основних засобів і капітальних вкладень, обліку коштів спеціального фонду. Загалом централізація позитивно вплинула на бухгалтерський облік та звітність бюджетних установ - поліпшився функціональний розподіл між працівниками бухгалтерії, поширилися прогресивні форми й методи обліку, скоротилися видатки на утримання апарату управління, з'явилася можливість порівнювати та узагальнювати результати аналізу виконання кошторисів однотипних установ, використовуючи сучасну обчислювальну техніку та новітні пакети прикладних програм із комплексної автоматизації бухгалтерського обліку. Централізація бухгалтерського обліку полегшує роботу із зведення періодичної та річної звітності щодо виконання кошторисів та контрольно-ревізійну роботу. Працівники централізованих бухгалтерій надають необхідні дані установам, які обслуговують, про здійснені господарські операції, документальну звітність стосовно забезпечення раціонального та ефективного використання виділених асигнувань і спеціальних коштів, проводять економічний аналіз діяльності установ з метою виявлення і використання резервів.

У сучасних економічних умовах та в умовах обмеженості фінансових можливостей загального фонду бюджету розширюється коло завдань, які постають перед бухгалтерським обліком. Ці завдання, які необхідно вирішити за короткий час, характеризують новий етап розвитку бюджетного бухгалтерського обліку. При цьому необхідно

враховувати, що проблеми ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах неоднорідні, оскільки зумовлюються окремим видом діяльності. Галузева специфіка має бути відображена в організації та веденні бухгалтерського обліку.

Діяльність бюджетних установ щодо виконання кошторису спрямована на мобілізацію всіх запланованих доходів та здійснення передбачених видатків точно і в певні строки.

Для забезпечення повного і своєчасного надходження бюджетних коштів і використання їх відповідно до цільових призначень необхідна правильна організація бухгалтерського обліку виконання кошторису з дотриманням усіх принципів та вимог чинного законодавства.