Канєва Т.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах (2004)

2.3.1. Облік операцій на реєстраційному рахунку в ДКУ та валютному рахунку в банку

Облік операцій на реєстраційному рахунку

Грошові кошти - найбільш ліквідні активи установи. Під ними розуміють кошти на рахунках у ДКУ, банках, готівку та депозити до запитання.

Згідно зі статтею 48 Бюджетного кодексу України застосовується казначейська форма обслуговування Державного бюджету, яка передбачає здійснення Державним казначейством України:

1) операцій із коштами державного бюджету;

2) розрахунково-касового обслуговування розпорядників бюджетних коштів;

3) контролю бюджетних повноважень під час зарахування надходжень, прийняття зобов'язань та проведення платежів;

4) бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання державного бюджету і

Казначейська форма виконання бюджету базується на принципі єдиного казначейського рахунку. Єдиний казначейський рахунок - система бюджетних рахунків органів Державного казначейства в установах банків, на які зараховуються податки, збори та інші обов’язкові платежі державного бюджету і з яких органами Державного казначейства здійснюються платежі безпосередньо на користь суб’єктів господарської діяльності, які виконали або надали послуги розпорядникам коштів бюджету, та оплачуються інші видатки бюджетних установ як у безготівковому порядку, так і готівкою. Сукупність бюджетних рахунків, відкритих на ім'я Державного казначейства та його територіальних відділень, діє в єдиному режимі часу і водночас

є загальнодержавною системою єдиного казначейського рахунку, який обліковує всі операції, що проводяться на ньому, і дає можливість в єдиному режимі часу мати інформацію:

1) про баланс єдиного казначейського рахунка;

2) про рух коштів щодо доходів і видатків бюджету;

3) про результати виконання бюджету.

Для здійснення операцій за асигнуваннями згідно з наказом Державного казначейства України «Про порядок відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства» від 02.12.2002 р. № 221, передбаченими на виконання відповідних програм і заходів у державному та місцевих бюджетах, розпорядникам та одержувачам коштів відкриваються бюджетні рахунки для операцій клієнтів за бюджетними коштами, які поділяються на:

- реєстраційні рахунки, що відкриваються розпорядникам коштів бюджетів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів,

- спеціальні реєстраційні рахунки, які відкриваються розпорядникам коштів бюджетів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків для обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів;

- рахунки одержувачів коштів, які відкриваються одержувачам коштів бюджету за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків загального та/або спеціального фондів для обліку операцій з виконання плану використання бюджетних коштів.

Щорічно на початок нового бюджетного періоду відповідно до закону України про державний бюджет на відповідний рік в органах Державного казначейства відкриваються бюджетні рахунки для операцій клієнтів за бюджетними коштами. У разі неприйняття закону України про Державний бюджет на відповідний рік використовуються рахунки попереднього бюджетного періоду. Спеціальні реєстраційні рахунки, на яких зберігаються залишки коштів для покриття відповідних витрат у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення, відкриваються в наступному бюджетному періоді з перенесенням невитрачених у попередньому періоді залишків коштів, які були одержані на виконання відповідних завдань.

Розрахунково-касове обслуговування розпорядників коштів бюджету, одержувачів коштів, здійснюється органами Державного казначейства відповідно до умов договорів, які укладаються між органом Державного казначейства і власниками рахунків.

Бюджетні рахунки для зарахування надходжень до державного та місцевих бюджетів відкриваються централізовано в Державному казначействі України щорічно на початок нового бюджетного періоду відповідно до закону України про Державний бюджет на відповідний рік та Бюджетного кодексу. Інформація про відкриті рахунки доводиться до територіальних органів Державного казначейства. У разі неприйняття закону України про державний бюджет на відповідний рік переоформлюються рахунки попереднього бюджетного періоду.

Для відкриття бюджетних рахунків для операцій клієнтів із бюджетними коштами подають до органу Державного казначейства України такі документи:

- заяву про відкриття рахунків встановленого зразка за підписом керівника та головного бухгалтера або іншої посадової особи, на яку покладено функцію ведення бухгалтерського обліку та складання звітності;

- копію довідки про включення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;

- копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє. Положення, які затверджуються постановами Кабінету Міністрів України чи указами Президента України, нотаріального засвідчення не потребують (установи та організації, які діють на підставі законів, статути (положення) не подають);

- копію документа, що підтверджує взяття клієнта на податковий облік, засвідчену податковим органом, у випадках, передбачених чинним законодавством;

- картку із зразками підписів осіб у двох примірниках, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів клієнта надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або установою вищого рівня в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки. Зазначена картка оформляється відповідно до вимог розділу 7 Інструкції про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валютах, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.1998 р. № 527 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 24.12.1998 р. за № 819/3259. У разі тимчасового надання особі права першого чи другого підпису подаються тимчасова картка із зразками підписів тимчасово вповноважених осіб та копія відповідного документа (наказ, протокол тощо), що підтверджує ці повноваження;

- довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду. У ній обов'язково має бути вказаний орган Державного казначейства в якому відкривається рахунок (уповноважений працівник органу Державного казначейства, який приймає документи на відкриття рахунку, зобов'язаний відповідним чином оформити відривну частину довідки та повернути її клієнтові для подання до Пенсійного фонду);

- документ, що підтверджує реєстрацію клієнта як платника соціальних страхових внесків, або його копію, засвідчену нотаріально або органом, що його видав;

- затверджений кошторис розпорядників бюджетних коштів. У період до затвердження кошторисів (не більше 30 календарних днів з дня затвердження річного розпису призначень та помісячного розпису асигнувань загального фонду бюджету) надається тимчасовий кошторис, затверджений керівником установи.

Із перерахованих документів на кожного з розпорядників коштів формуються особові справи. Як уже зазначалося, бюджетні рахунки розпорядникам відкриваються щорічно на початок нового бюджетного періоду. При цьому розпорядники коштів, яким в органах Державного казначейства особові справи вже заведено (у минулі бюджетні періоди), обов'язково подають затверджений кошторис на відповідний рік. Надання всіх інших документів вимагається лише в разі внесення змін у ці документи.

Днем відкриття рахунків вважається дата, зазначена на відповідній заяві. До отримання органами Державного казначейства від власників рахунків повідомлення про взяття рахунка на облік податковим органом у випадках, передбачених чинним законодавством, операції за цим рахунком здійснюються лише із зарахування коштів-Датою початку операцій за видатками вважається дата реєстрації отриманого органом Державного казначейства зазначеного повідомлення. Останні зберігаються в особових справах, сформованих на кожного розпорядника та одержувача коштів.

Кошти для проведення видатків бюджетних установ надходять на поточний бюджетний рахунок Державного казначейства. Після цього, з огляду на мережу та реєстр здійснення видатків, спеціальний відділ

ДКУ заносить необхідні кошти на реєстраційні рахунки відповідних розпорядників коштів. Виписки з реєстраційних рахунків з доданими до них примірниками меморіальних ордерів, що підтверджують надходження коштів, видаються безпосередньо розпорядникам коштів, із зазначенням кодів видатків і періоду, за який надійшли асигнування, Для проведення оплати рахунків розпорядники коштів бюджету до органів Державного казначейства подають реєстри зобов'язань та фінансових зобов'язань разом із копіями первинних документів. У свою чергу органи Державного казначейства реєструють та беруть на облік зобов'язання та фінансові зобов'язання і ведуть картки обліку зобов'язань та фінансових зобов'язань. Оплата видатків здійснюється за наявності в обліку в органах ДКУ зобов'язань та фінансових зобов'язань та залишків коштів на рахунках розпорядників.

Підставою для здійснення платежів є платіжні доручення розпорядників коштів та документи, що підтверджують цільове спрямування коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, договори на виконання робіт, акти та інше). Платіжні доручення подаються у двох примірниках. Дата платіжного доручення має відповідати даті його фактичного подання або даті наступного дня, якщо документ надійшов після закінчення операційного часу. Платіжне доручення дійсне протягом 10 днів.

Робота з готівкою

Для оформлення документів на отримання готівки для видачі заробітної плати, стипендії, матеріальної допомоги, підзвітних сум та інших коштів, призначених на видатки, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, розпорядники бюджетних коштів подають до органів ДКУ заявку на видачу готівки встановленого зразка у двох примірниках. Один примірник після видачі готівки повертається розпорядникові коштів із відбитком штампа, зберігається як обов’язковий документ і є додатком до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове використання бюджетних коштів. У заявках на видачу готівки вказують суми прибуткового податку з громадян, суми зборів та внесків до фондів пенсійного і соціального страхування, інші податки та обов'язкові платежі, які утримуються та нараховуються на фонд заробітної плати. Під час отримання заробітної плати та прирівняних до неї платежів разом із заявкою на видачу готівки подаються платіжні документи на перерахування сум прибуткового податку з громадян, сум зборів та внесків до фондів пенсійного і соціального страхування та суми інших податків і обов'язкових

платежів, які утримуються та нараховуються на фонд заробітної плати. У заявках обов'язково відмічають наявність чи відсутність заборгованості зі сплати податків. . Розпорядники бюджетних коштів складають окремі заявки:

- на видачу готівки для отримання заробітної плати, стипендії матеріальної допомоги та інших соціальних виплат;

- на видачу готівки для здійснення інших витрат.

У заявці на видачу готівки обов'язково проставляють: дату, найменування та вид бюджету, повне найменування розпорядника бюджетних коштів, мету здійснюваних витрат, їх повне найменування і код економічної класифікації видатків.

Якщо в одній заявці називаються кілька видів видатків, то обов'язково зазначаються суми за кожним кодом економічної класифікації, при цьому в рядку «І видати чек на суму» вказується загальна сума, яку необхідно видати за цим чеком.

Якщо ж отримується заробітна плата, розпорядники бюджетних коштів заповнюють таблицю, що знаходиться на зворотному боці заявки на видачу готівки.

Безпосередня відповідальність за правильність нарахування заробітної плати і прирівняних до неї платежів та перерахування їх до бюджету і державних-цільових фондів лежить на розпорядниках бюджетних коштів.

На підставі перевіреної заявки органи ДКУ виписують на осіб, вказаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки. На підставі грошових чеків уповноважені особи отримують готівку з поточних бюджетних рахунків, відкритих в установах банків на ім'я органів ДКУ.

Невикористана готівка повертається на цей самий рахунок, при цьому під час заповнення відповідних документів обов'язково вказується номер реєстраційного рахунка, на який повинні бути зараховані кошти, найменування розпорядника коштів, мета і код економічної класифікації видатків, за яким було здійснено повернення коштів.

Розпорядникам бюджетних коштів можуть бути передані грошові чекові книжки на отримання готівки в установках банків, за умови їх попередньої реєстрації в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та підпису особи, яка отримала чекову книжку. Термін дії чекової книжки - один рік. За погодженням із з установою банку час дії невикористаної чекової книжки може бути продовжений.

Для своєчасного отримання готівки в установах банків розпорядники коштів за 55 днів до початку кварталу, що планується, подають до органів ДКУ календар видачі заробітної плати (постанова Правління НБУ від 19.02.2001 р. № 69 «Про затвердження Інструкції про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України»). Для обліку операцій на реєстраційному рахунку у відділенні ДКУ передбачено субрахунок 321 «Реєстраційний рахунок». При надходженні коштів на реєстраційний рахунок субрахунок 321 дебетується Вибуття коштів із реєстраційного рахунка відображається за кредитом субрахунка 321. Бухгалтерські записи з обліку операцій на реєстраційному рахунку подано в таблиці 2.5.

Таблиця 2.5

Кореспонденція з обліку операцій на реєстраційному рахунку

№ пор.Зміст операційДебетКредит
1Надійшло асигнування на реєстраційний рахунок на утримання установи321701
2Зарахована на реєстраційний рахунок невикористана готівка із каси321301
3Перерахована готівка в касу з реєстраційного рахунка301321
4Відкликані кошти розпорядниками вищого рівня681, 701,702321
5Перераховано постачальникам за матеріальні цінності, шляхом попередньої оплати364321
6Перераховано суми оплат за надані комунальні послуги675321
7Перераховані податки до бюджету і внески та збори до Пенсійного фонду і Фонду соціального страхування641,65321
Облік операцій на реєстраційному рахунку ведеться в меморіальному ордері № 2 накопичувальної відомості руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків) так званій формі № 381 (бюджет).

Записи в накопичувальну відомість здійснюються на підставі щоденних виписок із реєстраційного рахунка та прикладених до них підтверджувальних документів. Позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься у книгу «Журнал-головна»

Облік операцій на валютному рахунку

Бюджетні установи можуть провадити розрахунки в іноземній валюті. Для них відкриваються валютні рахунки в установах банків За кожним найменуванням валют відкриваються відповідні субрахунки згідно з рахунками в уповноважених банках. У виписках, що надають банки з валютних рахунків, показують суму платежу як в іноземній валюті, так і в національній за курсом НБУ на день здійснення операції.

Записи щодо операцій в іноземній валюті в первинних документах здійснюються в тій грошовій одиниці, в якій фактично відбулася операція, а в регістрах бухгалтерського обліку (меморіальний ордер № 3-в) - за кожною випискою валютного рахунка двома рядками -в іноземній та національній валюті, але за одним порядковим номером. По всіх залишках в іноземній валюті наприкінці місяця визначаються курсові різниці. Записи в книзі «Журнал-головна» та фінансовій звітності - в національній валюті, крім звітності по іноземній валюті.

Для обліку операцій в іноземній валюті на валютному рахунку банку Планом рахунків передбачено активний субрахунок 318 «Поточні рахунки в іноземній валюті». У разі зміни курсу гривні щодо іноземних валют виникають курсові різниці, для обліку яких передбачено пасивний субрахунок 442 «інша переоцінка». Усі витрати, пов'язані з придбанням валюти, відносяться на фактичні витрати установи: субрахунки 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи» та 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи».

Бухгалтерські записи з обліку операцій на валютному рахунку наведено в таблиці 2.6.

Облік операцій на валютному рахунку ведеться в меморіальному ордері № 3 накопичувальної відомості руху грошових коштів спеціального фонду в органах ДКУ (установах банків) так званій формі № 381 (бюджет), що складається аналогічно до меморіального ордера № 2.